Administrative Assistenz Generalsekretariat

Die Universität Basel blickt als älteste Universität der Schweiz auf eine 560-jährige erfolgreiche Geschichte zurück und gehört heute dank ihren hervorragenden Leistungen in Lehre und Forschung zu den besten Hochschulen Europas und der Welt. Das Generalsekretariat führt die Geschäfte des Rektorats, dem obersten operativen Leitungsgremium der Universität. Es koordiniert zudem die Arbeiten anderer universitärer Gremien und ist für verschiedene gesamtuniversitäre Aufgaben und Dienstleistungen zuständig.

Als Assistent/in unterstützen Sie das Generalsekretariat der Universität Basel, dessen Leiter und die fünf Teams organisatorisch und administrativ.

Ihre Aufgaben

  • Leitung der administrativen Drehscheibe innerhalb des Generalsekretariats
  • Entgegennahme und Beantwortung oder Weiterleitung von Anfragen
  • Terminkoordination und Organisation von Sitzungen
  • Unterstützung bei der Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen inkl. Führung von Protokollen und Pendenzenlisten
  • Planung und Organisation von Reisen
  • Rechnungsführung inkl. Spesen-, Reise- und sonstige Abrechnungen, Überprüfung von Zahlungen und Erstellen von Finanzauszügen im SAP
  • Verwaltung von Datenbanken
  • Bewirtschaftung von Korrespondenz, Briefschaften und Drucksachen
  • Mitarbeit bei Kommunikationsaufgaben (Webpage)
  • Allgemeine Administrationsaufgaben

Ihr Profil

  • Ausbildung als Direktionsassistent/in oder kaufmännische Ausbildung
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
  • Hohe Dienstleistungsorientierung, Flexibilität und unternehmerisches Denken
  • Selbständige, strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise
  • Verantwortungsvoller Umgang mit Informationen
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Kontakt mit Mitarbeitenden und Studierenden der Universität
  • Versierter Umgang mit gängigen Softwareprogrammen (MS Office) und SAP

Wir bieten Ihnen

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
  • Ein spannendes und inspirierendes Umfeld
  • Zeitgemässe Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Basel

Bewerbung / Kontakt

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen Dr. Stefano Nigsch, Generalsekretär, stefano.nigsch@unibas.ch .

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 30. September 2020, die Sie über unser Online-Bewerbungsportal einreichen können.
Bewerben
www.unibas.ch


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